Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 16 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées sur le site kyklos-ds.com est la société Kyklos Data System, SAS immatriculée au RCS d'Évry sous le numéro 941 576 845. Contact : contact@kyklos-ds.com.

Kyklos Data System n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à contact@kyklos-ds.com.

2. Définitions

Donnée personnelle : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement (nom, prénom) ou indirectement (email, numéro de téléphone, identifiant, combinaison de plusieurs informations).

Traitement : toute opération portant sur des données personnelles (collecte, stockage, consultation, utilisation, transmission, suppression, etc.).

Responsable du traitement : la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant : la personne qui traite des données pour le compte du responsable du traitement.

Utilisateur : toute personne qui utilise le site ou l'outil de test de qualité des données.

Diagnostic : le résultat de l'analyse de qualité d'un fichier produit par l'outil.

3. Données collectées via les formulaires du site

3.1 Données concernées

Nous collectons uniquement les données que vous nous transmettez volontairement via nos formulaires :

• nom et prénom ;
• adresse email professionnelle ;
• nom de l'entreprise ;
• numéro de téléphone ;
• contenu de votre message.

Aucune donnée n'est collectée à votre insu.

3.2 Finalités et bases légales

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Chaque email commercial contient un lien de désinscription.

3.3 Durées de conservation

À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

4. Outil gratuit de test de qualité des données

4.1 Présentation de l'outil

L'outil permet de déposer gratuitement un fichier au format CSV afin d'obtenir un diagnostic de la qualité de ses données (complétude, cohérence, formats, doublons, pertinence du contenu, etc.).

L'outil s'adresse principalement aux professionnels. Il peut également être utilisé par des particuliers.

L'outil peut être utilisé sans fournir d'adresse email. L'utilisateur qui fournit son adresse email débloque la totalité du résultat de l'analyse (voir article 4.6).

4.2 Fonctionnement et parcours de votre fichier

Votre fichier suit les étapes suivantes :

1. Dépôt : le fichier est transmis via une connexion chiffrée et stocké temporairement sur des serveurs OVH situés en France.
2. Filtrage automatique des données personnelles : avant toute analyse, un traitement automatique recherche les colonnes susceptibles de contenir des informations permettant d'identifier une personne. La détection porte :
   • sur l'intitulé des colonnes (par exemple : Nom, Prénom, Collaborateur, Salarié, Joueur, Client, Contact) ;
   • sur le contenu des colonnes (par exemple : adresses email, numéros de téléphone, IBAN, numéros de sécurité sociale).
3. Analyse sur nos serveurs : la plupart des contrôles (complétude, formats, doublons, cohérence, dates, valeurs numériques, etc.) sont réalisés directement sur nos serveurs en France, par des règles déterministes, sans recours à l'intelligence artificielle.
4. Analyse sémantique par Mistral AI : pour évaluer le sens et la cohérence du contenu des colonnes de type texte uniquement, nous transmettons à Mistral AI un échantillon de valeurs de ces colonnes. Concrètement :
   • le fichier n'est jamais transmis dans son intégralité ;
   • seules les colonnes de type texte sont concernées. Les colonnes contenant des dates, des nombres, des adresses email ou d'autres formats structurés ne sont pas transmises ;
   • seul un échantillon de valeurs de chaque colonne est transmis, et non l'ensemble des lignes ;
   • chaque colonne fait l'objet d'un appel distinct et isolé. Mistral AI ne reçoit jamais plusieurs colonnes ensemble et ne peut donc pas croiser les informations d'une même ligne ;
   • nous avons désactivé l'option permettant à Mistral AI d'utiliser les données transmises pour entraîner ses modèles.
5. Production du diagnostic : les résultats sont consolidés et vous sont présentés.
6. Suppression du fichier : le fichier CSV et l'ensemble des données qu'il contient sont supprimés de nos serveurs dès que le diagnostic est terminé. Kyklos Data System ne conserve aucune copie ni aucun extrait du fichier.

4.3 Contenu du diagnostic conservé

Le diagnostic conservé après la suppression du fichier contient des indicateurs de qualité (taux de complétude, nombre de doublons, anomalies de format, scores, etc.). Il ne contient pas les données du fichier.

4.4 Limites du filtrage automatique

Le filtrage automatique et l'envoi par échantillons réduisent fortement la quantité de données personnelles traitées. Ils ne constituent pas pour autant une anonymisation au sens du RGPD et ne peuvent garantir l'absence de toute donnée personnelle. Par exemple :

• une donnée personnelle peut figurer dans une colonne dont l'intitulé et le format ne permettent pas de la reconnaître ;
• une colonne de texte libre (commentaire, observation, description) peut contenir un nom, une adresse ou une information sur une personne, et figurer dans l'échantillon transmis à Mistral AI ;
• une combinaison d'informations non identifiantes prises isolément (date de naissance, code postal, fonction, etc.) peut permettre d'identifier une personne.

En conséquence, nous vous demandons :

• de retirer vous-même, avant le dépôt, les données personnelles qui ne sont pas utiles à l'analyse, en particulier dans les colonnes de texte libre ;
• de ne jamais déposer de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD : données de santé, origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques ou biométriques, vie ou orientation sexuelle ;
• de ne jamais déposer de données relatives à des condamnations pénales ou à des infractions ;
• de privilégier un extrait ou un fichier de test en cas de doute.

4.5 Rôles respectifs

Pour le contenu du fichier, lorsqu'il contient des données personnelles concernant d'autres personnes (salariés, clients, adhérents, joueurs, etc.) :

• vous êtes responsable du traitement de ces données. Il vous appartient de disposer d'une base légale pour les traiter et les transmettre pour analyse, et d'informer les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige ;
• Kyklos Data System agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nous traitons le fichier uniquement sur votre instruction, matérialisée par le dépôt, pour produire le diagnostic demandé, selon les modalités décrites dans la présente politique.

À ce titre, Kyklos Data System s'engage à :

• ne traiter le fichier que pour produire le diagnostic demandé ;
• garantir la confidentialité du fichier ;
• n'avoir recours qu'aux sous-traitants listés à l'article 5 ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 7 ;
• supprimer le fichier dès la fin du diagnostic ;
• vous informer sans délai en cas de violation de données affectant votre fichier, dans la mesure où nous disposons des moyens de vous contacter.

Pour votre adresse email et vos diagnostics, Kyklos Data System est responsable du traitement.

Si vous utilisez l'outil à titre personnel, en dehors de toute activité professionnelle, nous vous recommandons de ne déposer que des fichiers ne contenant aucune donnée relative à d'autres personnes.

4.6 Adresse email, finalités et durées de conservation

Données collectées : si vous choisissez de la fournir, votre adresse email, associée aux diagnostics réalisés.

Finalités et bases légales :

Nous n'analysons jamais le contenu de vos fichiers à des fins commerciales. Seuls le nombre et la date de vos diagnostics sont pris en compte.

Durées de conservation :

Vous pouvez demander à tout moment la suppression anticipée de votre adresse email et de vos diagnostics en écrivant à contact@kyklos-ds.com.

4.7 Responsabilité de l'utilisateur et limitation de responsabilité

Responsabilité de l'utilisateur

L'utilisateur dépose son fichier de sa propre initiative et sous sa seule responsabilité. En déposant un fichier, il déclare et garantit :

• être l'auteur du fichier ou disposer de toutes les autorisations nécessaires pour le transmettre ;
• disposer d'une base légale pour traiter les données personnelles qu'il contient et pour les transmettre en vue de leur analyse ;
• avoir informé les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige ;
• ne pas déposer de données sensibles, de données relatives à des condamnations pénales, ni de données couvertes par un secret légal ou contractuel (secret médical, secret professionnel, secret des affaires, clause de confidentialité) ;
• ne pas déposer de fichier au contenu illicite ou contenant un code malveillant.

L'utilisateur reste seul responsable du contenu du fichier qu'il met à disposition, des conséquences de son dépôt et de l'usage qu'il fait des résultats du diagnostic. Il garantit Kyklos Data System contre toute réclamation d'un tiers, notamment d'une personne dont les données figurent dans le fichier, qui résulterait du non-respect de ces engagements.

Fichier d'origine

L'outil travaille sur une copie du fichier. Il ne modifie ni n'altère jamais le fichier d'origine présent sur le poste ou les systèmes de l'utilisateur. Il appartient à l'utilisateur d'en conserver une copie. Le fichier déposé étant supprimé dès la fin du diagnostic, Kyklos Data System ne peut pas le restituer.

Limitation de responsabilité

L'outil est fourni gratuitement, en l'état, à titre informatif. Les résultats du diagnostic sont produits de manière automatisée, en partie par un modèle d'intelligence artificielle. Ils peuvent comporter des erreurs ou des omissions et ne constituent ni un conseil, ni une certification de la qualité ou de la conformité des données. L'utilisateur doit les vérifier avant toute décision.

Dans les limites permises par la loi, Kyklos Data System ne pourra être tenue responsable des dommages indirects résultant de l'utilisation de l'outil, de son indisponibilité ou des résultats du diagnostic, notamment perte de chiffre d'affaires, perte d'exploitation, perte de données, atteinte à l'image ou à la réputation, ou préjudice subi par une personne physique ou morale tierce.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle de Kyklos Data System, ni aux droits que les consommateurs tiennent de dispositions légales impératives. Elles ne limitent pas non plus les obligations de Kyklos Data System au titre du RGPD.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles uniquement aux membres habilités de l'équipe Kyklos Data System et aux sous-traitants suivants, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire à leur mission :

Mistral AI traite les échantillons conformément à ses propres conditions d'utilisation de l'API. Nous avons désactivé l'utilisation de ces données pour l'entraînement de ses modèles. Selon ses conditions, Mistral AI peut conserver les données transmises pendant une durée limitée, notamment pour détecter les usages abusifs de son service.

Vos données ne sont jamais vendues, louées ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

Elles peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Vos données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Aucun transfert de données vers un pays situé hors de l'Union européenne n'est effectué.

Si un tel transfert devait intervenir à l'avenir, il serait encadré par les garanties prévues aux articles 44 et suivants du RGPD (décision d'adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types), et la présente politique serait mise à jour.

7. Sécurité des données

Kyklos Data System met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération, notamment :

• chiffrement des échanges entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS/TLS) ;
• hébergement sur des serveurs sécurisés situés en France ;
• accès aux données limité aux seules personnes habilitées ;
• filtrage automatique des colonnes contenant des données personnelles avant analyse ;
• analyses réalisées sur nos serveurs par des règles déterministes, sans intelligence artificielle, pour tout ce qui ne relève pas de la sémantique ;
• transmission à Mistral AI limitée à des échantillons de colonnes de texte, une colonne par appel, sans possibilité de croiser les colonnes ;
• suppression du fichier dès la fin du diagnostic.

Violation de données

En cas de violation de données personnelles présentant un risque pour vos droits et libertés, Kyklos Data System notifiera la CNIL dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD. Si la violation présente un risque élevé, les personnes concernées en seront également informées dans les meilleurs délais.

8. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
• droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement : obtenir la suppression de vos données, dans les conditions prévues par la loi ;
• droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement de vos données ;
• droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données, notamment à des fins de prospection commerciale, à tout moment et sans justification ;
• droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Comment exercer vos droits

Écrivez-nous à contact@kyklos-ds.com en précisant l'objet de votre demande. Nous pourrons vous demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ; nous vous en informerons alors.

Cas particulier de l'outil de test

Le fichier déposé étant supprimé dès la fin du diagnostic, nous ne sommes plus en mesure d'y donner accès ni de le modifier ensuite. Vos droits restent exerçables sur votre adresse email et vos diagnostics pendant leur durée de conservation.

Si vos données figurent dans un fichier déposé par un tiers (votre employeur, un club, une entreprise dont vous êtes client, etc.), ce tiers est responsable du traitement. Nous vous invitons à vous adresser en priorité à lui. Vous pouvez également nous écrire : nous transmettrons votre demande dans la mesure du possible.

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.

9. Cookies

9.1 Cookies strictement nécessaires

Le site dépose un seul cookie strictement nécessaire à son fonctionnement : la mémorisation de votre choix concernant les cookies. Il est conservé 13 mois et ne requiert pas votre consentement.

9.2 Cookies de mesure d'audience

Les cookies de mesure d'audience nous permettent de comprendre comment le site est utilisé afin de l'améliorer. Ils ne sont déposés qu'avec votre accord, recueilli via le bandeau affiché lors de votre première visite. Ils sont conservés 13 mois maximum.

9.3 Gérer vos choix

Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non nécessaires lors de votre première visite, puis modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies.

10. Mineurs

Le site et l'outil de test de qualité des données ne sont pas destinés aux personnes de moins de 15 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de 15 ans. Si vous constatez qu'un mineur nous a transmis des données, contactez-nous afin que nous les supprimions.

11. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers. Kyklos Data System n'est pas responsable des pratiques de ces sites en matière de protection des données. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité.

12. Modification de la politique

Kyklos Data System peut modifier la présente politique, notamment pour tenir compte d'une évolution de la réglementation ou de ses services. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, une information sera affichée sur le site.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles : contact@kyklos-ds.com.